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新经济常态下管理体系审核的思考
[2016-01-11] ┆ 阅读(2014) ┆ 关键词: ┆ 分类:新闻中心业内资讯评论(0) ┆ 字体: 放大  缩小

来源:质量与认证微信   

     孟子有句名言叫“生于忧患、死于安乐”,可能在认证行业应该更贴切的应为“生于忧患、死于麻木”。本文拟就笔者在审核中接触较多的冶金、机械企业在经济发展新常态下的生存现状和困境、企业对管理体系认知和困惑作一粗浅的分析。以与审核员同仁共同思考在经济发展新常态下审核工作的思路和出路。

1.经济发展新常态下认证行业面临的挑战

     企业的生存和发展之“困”

     在经济发展新常态的背景下,传统的冶金、机械行业处境艰难,生存遇到了极大挑战,且有进一步恶化的风险;主要表现在:

     1、全球钢铁有效需求不足,产量增幅大幅回落,供大于求的局面短期难以改变;

     2、市场竞争加剧,价格还在震荡下移,而生产成本不降反升。

     3、传统机械制造行业产能过剩,倒闭、停产潮从部份配套加工企业蔓延到部份大型主机生产企业。笔者在审核中了解到,在攀西地区的一个以冶金为主高耗能产业园区,入驻企业二百多家,其中正常生产只有二十余家,保守估计能够赢利的不超过十家。

     在困难的生存环境下,企业经营者对未来的经济预期悲观,发展信心不足。大多数经营者仅限于维持运转甚至任其倒闭,维持运转更多的是维持客户及养活管理人员、技术工人及部份员工,以期渡过市场的严冬。

     因此,企业经营者对体系运行愿意和能够投入的资源也更低。在机构合并、岗位撤消、人员分流的过程中,一些体系推进、运行部门和人员首当其冲。企业连体系的正常运行都难以保障,更諻论持续的改善和提高,这又造成了体系失效-企业失望-审核失灵的恶性循环。如某四川某大型铁合金集团,经企业优化、重组。人数由三千多人降至一千一百余人,原体系管理人员离职,从而影响了体系实施的持续性和有效性;另有一家生产风电产品的大型企业,由三千余人调整至八百余人,原公司的五个体系运行维护专职人员全部离职,体系运行一度陷于停顿。经济发展模式调整对传统企业体系运行影响由此可见一般。

     管理体系运行之“惑”

     在管理体系进行中国二十多年以来,不可讳言,初期确实得到各类组织特别是工业企业的高度重视,也给当时极不规范的管理上了一堂基本的管理入门课,在社会各行业都有着良好的声誉和广泛的影响。很多企业初期决定导入管理体系时,也对此有着很高的期望,投入大量的资源和极大的热情实施体系的建立和推进工作。且随着企业的管理水平的提高、对体系标准的要求也越高,特别是希望通过体系的成功引进和推行取得预期的经济效益和管理效益。

     但理想很丰满、现实很骨感。现实是各类组织对体系推行取得管理效益和经济效益的感受度在降低,在没有达到预期的效果后,取得证书更多是客户或相关方的需要而不是提高管理水平的需要,因此企业更关注的体系的符合性即保持证书而不是规范和提高管理的有效性,这不能不说是违背了标准制定方、认证机构、获证组织的初衷,是原有体系推行本意出发点的一个倒退。

     究其原因:
     1、随着整个企业管理水平的提高,各级人员都对体系的成功运作有了新的要求,已不满足通过体系达到员工受到体系标准的培训和教育,制度完善、管理规范等层面,更多的是要求取得实实在在的效果,包括经营风险的防控、管理效率和效益的提升,而在目前的宏观经济环境中又是难以取得立竿见影的成效的。

     2、企业机构和人员的精减,也难以重现如90年代中期那样体系推行全民动员、集体培训、总经理或董事长亲自听课的“ISO9000运动”的盛况,更鲜有设立“推进办”、“9000办”专门机构的资源配置。审核过程中听到最多的话就是“一个萝卜几个坑”、“没有时间作这个事”。领导作用不显、全员参与不够、资源投入不足,使体系运行难以达到预期的效果。

     3、由于认证市场竞争的激励,咨询机构前期不到位,认证机构“放水”,也对受审核企业进行了错误的导向。

体系审核之“忧”

     作为认证机构及审核员,进行体系评审是否达到标准的要求并颁发证书当然是职能之一。但同时还有协助企业提高管理水平,改进企业管理的适宜性和有效性的职能,这也是各类获证组织特别管理基础较好、管理水平较高的各类组织非常看重的一点。

     认证企业管理层希望借助外力推进内部的管理,借鉴审核员的经验和独到的见解发现管理的症结和短板,起到“企业医生”的作用,这也是体系审核及审核员的价值所在。但遗憾的是,因各类认证机构的无序竞争及监管机构的审核资料要求,让审核员不得不将大量的精力和时间用于满足认证资料的符合性,而非与企业的沟通和交流。

     企业也根据审核组的指挥棒准备各类资料以满足审核组收集资料的要求,而非借力于审核推进管理意识的提高和管理制度的完善。既然审核仅为满足审核机构的要求而无须考虑受审核企业的要求,企业又何须投入更多的资源推进和提高体系运行水平呢?

     这种现状不但让企业对体系运行的期望值越来越低,也让很多有激情、有抱负的审核员困惑,对审核工作由初入行的满腔热情变得麻木。应该说:受审核方的不抱期望的对付和审核方的没有激情的麻木才是这个行业最大的隐忧。

2.思路和出路

     在已经并将在相当长一段时间必然面临经济发展新常态的环境下,相当多的传统行业必然会面临持续、痛苦的坚持和转型。因此企业的有限资源弥足珍贵,如果没有让企业足以心动的愿意付出,那认证行业终将会在对付、麻木中萎缩、消亡,被市场和客户所抛弃。这是必须要有的忧患意识,也需要我们全体从业人员认真的思考,也只有这样才能促使认证行业良性发展。

     1)审核活动:
     回归管理体系为各类组织提供管理工具,促进企业管理规范和提高,控制管理风险的本意,而非作为仅仅是对外展示、商业宣传的工具。而且随着获证企业的普及和部份招标活动对持证要求的淡化,证书对获证企业的吸引力也在降低。反之,管理是企业永恒的主题,对企业的吸引是长远的、可持续的。如果通过审核,帮助企业规范管理、完善制度、防范风险,提供有效的增值服务,那企业也会真正的欢迎、而非应付、对付我们的审核。

     实际上,在审核过程中我们遇到这样的例子屡见不鲜。在与企业管理层交流中了解到,一些企业现在非常困惑和迫切需要解决的是:如何能通过管理真正能得到效益。真正重视体系,希望实际体系的企业领导都会提出这样的要求:“希望审核组帮我们找出问题,提出建议。”并充分关注审核过程中发现的问题和提出的建议,而非只是关注一个结果。只要审核组提出了有价值的建议、审核活动对企业有实实在在的帮助,企业都会认真的对待。

     2)审核思路:
     换位思考,提供企业真正关注的、认可的服务。实话实说,在审核活动中审核组与真正重视体系的受审核企业的关注点是不一样的,我们还没有真正的作到:“以顾客为关注焦点”。我们的审核思路应特别关注经济发展新常态下的传统行业面临的挑战。给企业出点子、拓思路、找出路。如对内借目前生产任务不重的时机梳理管理流程、积极进行人员培训、修订完善管理制度;对外进行市场分析,整理历年客户反馈的产品和服务信息,找到市场营销上的短板和竞争力的不足,这些都是企业的“兴趣点”。没有不重视管理的企业、他们只是不重视那些不符合企业实际、走形式化的所谓“管理”。

     另外,也可与企业就体系要求的运行活动的有效性与企业进行充分的探讨,这是一个老话题,但在今天特别重要。如笔者数年前经历的一个案例就有一定的启发意义:一个私企老板不知道什么是管理评审,求教于即将进场的审核组。笔者和另一位审核员就以私人身份组织包括老板在内的管理层组织了一次“茶话会”,按管理评审的要求请各部门谈一年的工作得失。起初气氛还好,但越到后面火药味越浓。生产抱怨销售随便“插单”、采购买原料质次不能及时到位;采购指责财务资金拖欠,供应商不愿意合作;质检诉苦生产不合作、销售不理解,自己里外不是人;……。然后大家分析原因:有流程的原因、制度的原因、调度的原因,甚至有与老板关系亲疏的原因。而这些情况,因日常粗放的管理模式,老板都是了解不全或根本不了解的。事后企业老板感慨:“这样的管理评审有意思”。       

     3) 审核员:
     审核员在完成审核任务,达成本次审核目的的基础上,应将更多的精力用于与企业的沟通和交流,为企业提供有价值的信息。作为与受审核企业多次接触,关系很好的审核员,能够得到企业充分的信任;同时作为某一行业的专业审核员,对本行业的经营形势、行业动态、发展前景都有一定的了解,可以在此基础和企业管理层进行沟通和交流,也是企业非常愿意的话题 。笔者审核的铁合金企业中的技术和管理人员就非常愿意沟通行业的发展状态、经营和技术信息,特别是同类型企业的一些好的管理经验和技术信息,都是他们感兴趣的。一些企业总经理或管理者代表也反复提到,审核组见多识广,希望能提供好的、有借鉴的经营和技术信息。作为审核员或审核组,只有能够了解企业的“需求点”、发现企业的“兴奋点”,才能找到双方的“结合点”,构成与受审核企业建立牢固合作伙伴关系的“支撑点”。 

     4)认证机构:
     认证机构作为一个与各类认证企业沟通的平台,认证客户少则几百家,多则数千家。而且目前认证机构在各类行业中都有较好的声誉、也能够得到各企业的信任。在各行业都面临严峻的外部经济环境下,非常需要抱团取暖、共度难关,也希望通过沟通和能够找到合作的商机。如果认证机构能够作为一个有影响力和凝聚力的中介组织有效的发挥好中介作用,通过组织行业联谊会、管理者代表交流会等形式为各行业、上下游产业提供协作平台,进行获证组织、沟通、交流、宣传工作,让企业从经营层面对认证机构认同并有一定的依赖,则企业的对体系认证和认证机构的认可度必然会上升到一个新的高度,真正的形成一种战略伙伴关系。如果能够作好这个角色,将是认证机构一个有效的行业转机,并为认证行业打开一片新天地。

3.结语

     在新经济发展常态下,传统行业(这也占有认证客户相当大的比重)面临的挑战也是认证行业面临的挑战。面临挑战,我们不能无视、不能漠视,更不能搞“鸵鸟政策”。只有直面挑战,进行审核工作的思路创新、管理创新、制度创新和方法创新,才能让认证客户重新认识体系、认可审核,让认证工作体现应有的价值。

(本文有删减)
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